6 étapes clefs pour faire financer sa formation par un OPCO :

On entend très souvent nos clients nous dire, “super votre histoire d’OPCO, mais en fait, ça marche comment ?”

Quand on sait que les Opérateurs de compétences peuvent financer une grande partie de vos projets de formation, il serait dommage de passer à côté. En particulier, parce que la fin d’année approche et votre budget disponible pourrait bien disparaitre…

Mais si vous planifiez une formation rapidement, elle pourrait encore passer sur l’année 2024. On vous explique comment faire financer votre formation par les OPCO :

⭐️ Spoiler Alert : les OPCO pourraient vous financer 2.000 à 60k€.

Étape 1 : Identifier votre OPCO

Les OPCO ont été créés en 2019 pour remplacer les anciens OPCA. Ils sont répartis par secteurs d’activité. En fonction de votre branche professionnelle, votre entreprise est rattachée à un OPCO spécifique.

Voici quelques exemples d’OPCO et des secteurs qu’ils couvrent :

• L’Opco EP : Spécialisé dans les secteurs de proximité, tels que le commerce, l’artisanat et les services.
• Atlas : Pour les services financiers et les métiers du conseil.
• Opco Santé : Pour les établissements de santé et médico-sociaux.
• Afdas : Pour les acteurs de la culture, de la communication ou des médias.

Comment identifier votre OPCO ?

Pas toujours facile de savoir dans quelle case vous ranger. Pour identifier votre OPCO, il vous suffit de consulter la convention collective applicable à votre entreprise ou le site officiel des OPCO. Vous pouvez également contacter votre RH, ou nous écrire si vous avez un doute.

Étape 2 : Vérifier l’éligibilité de votre formation.

Les OPCO financent des formations qui répondent aux besoins stratégiques de chaque secteur. Leur but ? Vous permettre d’acquérir des compétences utiles au développement de votre entreprise. Avant de déposer une demande de financement, assurez-vous que :

• La formation sélectionnée est reconnue et répond aux critères de votre OPCO.
• La formation est dispensée par un organisme agréé, comme Pollen, qui garantit la qualité et l’impact des apprentissages.

Bon à savoir : Certains OPCO donnent la priorité à des thématiques spécifiques, comme le digital ou les soft skills. Si vous avez un programme en tête, n’hésitez pas à nous consulter pour en vérifier l’éligibilité.

Étape 3 : Élaborer votre dossier de financement

Une fois l’OPCO identifié et la formation sélectionnée, il est temps de préparer votre dossier. Les OPCO exigent des documents précis pour évaluer la demande.

Pollen vous accompagne dans cette étape. Voici les documents clés à préparer :

1. Formulaire de demande de prise en charge : Il est souvent téléchargeable directelent sur le site de votre OPCO.
2. Programme détaillé de la formation : Fournissez un descriptif des objectifs et des compétences acquises à l’issue de la session. Dans le cadre d’une session Pollen par exemple, nous vous fournissons ce programme.
3. Devis de la formation : assurez vous de récupérer auprès de l’organisme de formation un devis clair et transparent pour faciliter votre demande.
4. Informations sur les participants : Nom, prénom, statut et autres informations d’identification des employés inscrits.

Notre conseil : Pour une prise en charge optimisée, pensez à remplir le formulaire avec des informations précises car les OPCO sont tatillons. Justifiez également l’adéquation de la formation avec les besoins stratégiques de votre entreprise. Plus votre dossier est complet, plus il a de chances d'être accepté rapidement !

Et concrètement, si vous vous demandez quelle tête a un formulaire OPCO, ça ressemble à ce genre de chose.

Étape 4 : Soumettre la demande de financement à votre OPCO

Une fois votre dossier finalisé, vous devez l’envoyer à votre OPCO. Cela peut se faire en ligne, par courrier ou directement via votre espace client sur le site de l’OPCO (selon l’opérateur). Les étapes générales incluent :

1. Connexion à votre espace OPCO ou création de votre compte si vous n’en avez pas encore.
2. Téléchargement des documents requis : Assurez-vous que chaque document est lisible et bien au format demandé (PDF, JPEG, etc.).
3. Envoi du dossier complet : Soumettez votre dossier et vérifiez que votre OPCO confirme la bonne réception de votre demande.

Bon à savoir : Certains OPCO traitent plus rapidement les dossiers complets déposés en ligne. Cela permet de gagner du temps et de réduire les délais de validation.

Étape 5 : Suivre l’avancement de votre demande

Après le dépôt du dossier, l’OPCO entame une phase de vérification. En général, cette phrase comprend quelques semaines. On vous conseille toujours de déposer votre demande au moins 3 semaines avant le début de votre formation, afin d’anticiper ce délai.

Pour suivre l’état de votre demande :

• Connectez-vous régulièrement à votre espace client OPCO.
• Gardez vos documents à portée de main pour répondre à toute demande d’informations complémentaires.

Si vous avez des questions ou souhaitez des clarifications, contactez votre conseiller OPCO ou votre service RH. Nous restons également disponibles pour toute aide complémentaire et veillons à vous informer des éventuels retours demandés par l’OPCO.

Étape 6 : Validation et financement de la formation

Une fois votre dossier accepté, l’OPCO vous informera du montant pris en charge.

Deux cas de figure sont possibles :

• Prise en charge totale : L'OPCO finance l’intégralité des coûts de formation.
• Prise en charge partielle : L’OPCO prend en charge une partie des frais, votre entreprise doit alors compléter le montant restant.

En cas de prise en charge partielle, nous vous aidons à identifier les meilleures options pour maximiser le retour sur investissement de votre formation.

Financement OPCO : pour aller plus loin.

3 conseils pour optimiser son budget OPCO

💶 Vérifiez le budget disponible: Il dépend de votre OPCO, de la taille de votre entreprise, et de votre branche professionnelle.

🗓️ Planifiez : On vous conseille de déposer votre demande au moins 3 semaines avant le début de la formation.

📚Préparez les documents nécessaires : ils sont constitués du devis, de la convention de formation et du programme détaillé fournis par Pollen.

Besoin d’aide pour construire votre dossier ou vérifier l’éligibilité de vos projets ? Écrivez nous à contact@heypollen.com ou contactez nous ici.