Politique de confidentialité

Pollen, SAS immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B 951 158 278, dont le siège social est situé 1 bis avenue Amélie, 92320 CHATILLON (ci-après « Pollen » ou « nous ») exploite une place de marché (le « Site ») spécialisée dans le domaine de la formation qui propose des sessions collectives de formation et des sessions individuelles de mentoring (les « Formations »).

Cette Politique de confidentialité vous communique les informations à connaître sur le traitement de vos données personnelle (ci-après les « Données ») par Pollen.

Pour rappel, est une donnée personnelle, toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, économique, culturelle ou sociale.

Pollen est responsable de traitement c’est-à-dire que nous décidons des finalités et des moyens du traitement de vos Données dans le cadre de l’utilisation du Site et des Formations. La personne en charge des données au sein de Pollen peut être contactée par e-mail à privacy@heypollen.com.

1. Nos engagements sur le traitement de vos Données

Pollen s’engage à respecter l’ensemble des obligations qui lui incombent au titre de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par le règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le RGPD).

Il est de notre responsabilité de vous fournir une information claire et accessible quant à la façon dont nous utilisons les Données que nous traitons.

Ainsi, Pollen s’engage à ce que vos Données soient :

• Traitées de manière licite, loyale et transparente ;
• Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et non traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Certaines Données sont indispensables pour accéder aux Formations ; elles seront indiquées comme étant obligatoires ;
• Exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
• Conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques et/ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.

2. Pourquoi Pollen collecte-t-elle des données personnelles ?

Pollen traite vos Données dans le cadre des finalités suivantes :

• La gestion de la relation commerciale avec les Experts : la validation du profil de l’Expert, la conclusion du contrat, le suivi des Formations animées par l’Expert, les enquêtes de satisfaction, les prises de rendez-vous avec les Apprenants, le paiement (nous ne traitons à aucun moment les coordonnées bancaires qui sont traitées par notre prestataire de paiement), la constitution d’un fichier d’Experts.
• La gestion de la relation commerciale avec les clients : la création d’un compte sur le Site, la conclusion du contrat, le suivi des Formations commandées et l’historique des Formations suivies, les enquêtes de satisfaction, la facturation et le recouvrement des impayés, la constitution d’un fichier clients.
• L’exécution des Formations : la création du compte de l’Apprenant sur le Site pour accéder aux Formations en ligne, la vérification du profil des Apprenants par rapport à la Formation choisie, l’enregistrement des inscriptions aux Formations, les attestations de présence et d’acquisition de compétences, la prise de rendez-vous avec un Expert en cas de mentoring, le recueil des avis.
• La gestion des réclamations : la gestion des réclamations concernant le fonctionnement du Site, la gestion des réclamations relatives aux Formations, le traitement des demandes de droit d'accès, de rectification, d'opposition, d’effacement, de portabilité des Données, la gestion des contentieux.
• Les actions de prospection commerciale : l’envoi de newsletters, les réponses aux demandes d’information via le formulaire de contact du Site, la collecte d’emails lors de téléchargement de contenu, la constitution d’un fichier prospects.
• Le suivi de la satisfaction des Apprenants sur les Formations suivies : les avis rédigés par les Apprenants sont communiqués sur Pollen Hub au Client ayant permis aux Apprenants de suivre la Formation. Les avis rédigés par les Apprenants sont également diffusés sur le Site mais de manière anonyme (seul apparaît le prénom de l’Apprenant, donnée ne permettant pas de l’identifier directement ou indirectement).
• La réalisation d’études et de statistiques.

Le traitement de vos Données a pour base légale, selon sa finalité :

• L’exécution d’un contrat pour les traitements liés à la gestion de la relation avec les clients ;
• L’exécution d’un contrat lorsque vous accédez à des Formations ;
• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour les traitements liés à la gestion de la relation avec les Experts ;
• Votre consentement en ce qui concerne le dépôt de certains cookies ;
• Votre consentement pour les messages promotionnels et l’envoi de newsletter si vous n’êtes pas déjà client de Pollen ou si la prospection concerne des produits ou services différents de ceux déjà fournis par Pollen ;
• L’intérêt légitime de Pollen pour les messages promotionnels et l’envoi de newsletter si vous êtes déjà client de Pollen et si la prospection concerne des produits ou services analogues à ceux déjà fournis par Pollen,
• L’intérêt légitime de Pollen pour la réalisation de statistiques, le suivi de la satisfaction des Apprenants, la constitution de fichiers (clients, prospects et Experts).

Pour les traitements réalisés sur la base de l’intérêt légitime, Pollen s’est assuré de la stricte nécessité des Données collectées au regard de son intérêt légitime. Ainsi, Pollen a opéré une mise en balance entre les droits et intérêts en cause, et vérifié dans ce cadre que ses intérêts ne créaient pas de déséquilibre au détriment des droits et intérêts des personnes dont les Données sont traitées.

3. Quelles sont les Données collectées par Pollen ?

Nous traitons différents types de Données selon les finalités poursuivies :

(i) Des Données relatives à nos clients collectées directement auprès de ces derniers :

ces données concernent principalement les interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines, de la direction achats.

Les données personnelles traitées sont : les nom, prénom, adresse email, fonction et entreprise, adresse de facturation, numéro de téléphone.

(ii) Des données relatives aux Apprenants (les participants aux Formations) :

Ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès de l’Apprenant lui-même lors de l’inscription. Ces données personnelles traitées sont : les nom, prénom, date de naissance, nom de l’employeur, adresse email, adresse postale, avis de l’Apprenant sur la Formation suivie.

(iii) Des Données relatives aux Experts collectées directement auprès de ces derniers.

Ces données personnelles traitées sont : les nom, prénom, parcours professionnel, photo, vidéo, numéro de téléphone, SIRET, numéro de TVA.

(iv) Des Données relatives aux prospects collectées directement auprès de ces derniers notamment lorsqu’ils :

• Effectuent une demande de renseignement sur le Site ;
• Renseignent leur email pour télécharger du contenu via le Site ;
• S’inscrivent à une newsletter ;
• Contactent les services de Pollen.

Les données personnelles traitées sont : les nom, prénom, adresse email, fonction et entreprise, numéro de téléphone.

4. Qui sont les destinataires de vos Données ?

Les Données traitées sont destinées à Pollen, à ses prestataires informatiques en tant que sous-traitants, aux Clients et aux Experts.

Pollen s’engage à choisir des sous-traitants présentant toutes les garanties nécessaires au titre de la protection des données personnelles. Les sous-traitants de Pollen réalisent les prestations informatiques suivantes : l’hébergement, le stockage et l’archivage, les plateformes de publicité, l’amélioration de l’expérience client, le CRM, les prestations de paiement et de facturation.

Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué par des Experts ou sous-traitants, ce traitement est effectué dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. Nous leur transmettons uniquement les Données dont ils ont besoin pour effectuer les prestations que nous leur confions, et nous exigeons qu’ils n’utilisent pas vos Données à d’autres fins. Les Experts et les sous-traitants n’agiront que conformément à nos instructions et seront contractuellement tenus d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos Données identique au nôtre et de se conformer à la réglementation applicable sur la protection des données personnelles.

Peuvent également être destinataires de données personnelles les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation, enquêtes région, …), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels.

Vos Données ne sont jamais transmises à un quelconque partenaire commercial que ce soit à titre gratuit ou onéreux sans votre consentement exprès et préalable.

5. Comment est assurée la sécurité de vos Données ?

Pollen a mis en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires, compte tenu de la nature des Données traitées, afin d’assurer leur sécurité et leur confidentialité. L’accès à vos Données est strictement limité aux personnes dont les fonctions le nécessitent. Ces personnes sont tenues par un engagement de confidentialité.

6. Combien de temps vos Données sont-elles conservées ?

Les Données relatives aux Experts, aux Clients, aux Apprenants sont conservées en base active pendant la durée de la relation contractuelle. Ces Données sont ensuite archivées pendant 5 ans et jusqu‘à 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle afin de respecter notamment les obligations comptables et fiscales qui incombent à Pollen, puis elles sont supprimées.

Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec le prospect.

Au terme de ce délai de 3 ans, Pollen pourra reprendre contact pour savoir si le prospect souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

Les Données transmises dans le cadre d’une candidature d’un Expert seront conservées, sauf opposition de la part de l’Expert, pendant une période de deux (2) ans à compter de leur dépôt ou du dernier contact avec l’Expert. Passé ce délai, les données seront supprimées.

Les Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat ou devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

7. Transfert hors Union Européenne de vos Données

Vos Données peuvent être transférées à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne pour la durée nécessaire au traitement. Dans ce cas, Pollen s’engage à prendre les dispositions nécessaires avec ses sous-traitants pour garantir un niveau de protection adéquat de vos Données et ce en toute conformité avec la réglementation applicable.

Si ces sous-traitants opèrent dans un pays qui n’est pas considéré comme offrant une protection adéquate par la Commission Européenne, Pollen met notamment en place les Clauses Contractuelles Types approuvées par ladite Commission dans le cadre de ses relations contractuelles avec ces sous-traitants.

8. Comment exercer vos droits sur vos Données ?

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, ainsi qu’un droit à la portabilité des données vous concernant. Vous disposez également d’un droit d’opposition et de limitation du traitement. Ces droits peuvent être exercés sur simple demande à privacy@heypollen.com.

Lorsque la collecte est basée sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en cliquant sur le lien prévu dans l’email ou dans le sms reçu ou en en faisant la demande à l’adresse suivante privacy@heypollen.com.

En ce qui concerne les données dont le traitement repose sur l’intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos Données pour cette finalité en cliquant sur le lien prévu dans l’email ou dans le sms reçu ou en en faisant la demande auprès de Pollen en écrivant à l’adresse suivante privacy@heypollen.com.

En cas de difficulté pour l’exercice de vos droits ou pour toute réclamation concernant le traitement de vos Données, vous disposez du droit de saisir la CNIL.

Conformément à l’article 40-1-II de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne concernée peut transmettre à Pollen des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès à l’adresse suivante : privacy@heypollen.com.

9. Politique en matière de cookies

Lors de la consultation du Site, des cookies sont déposés et stockés sur votre terminal. Cette section vous permet de mieux comprendre comment fonctionnent les cookies et comment les paramétrer.

Les données personnelles récoltées via l’utilisation des cookies sont traitées par Pollen avec votre consentement ou dans son intérêt légitime pour les cookies légalement exemptés de consentement. Vos données peuvent être communiquées à des prestataires externes en charge de la mise en œuvre du traitement et/ou à des tiers autorisés à la suite du recueil de votre consentement.

Les Données collectées par les cookies sont conservées pendant 13 mois.

9.1 Rappel de ce qu’est un cookie

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur un terminal lors de la consultation d’un site ou d’une application.

Pollen utilise des cookies afin :

• De proposer une navigation adaptée et de l’améliorer ;
• De mémoriser des informations relatives à un formulaire déjà rempli ;
• De personnaliser ses contenus et publicités en fonction de vos centres d’intérêts ;
• D’établir des statistiques et mesures d’audiences sur la fréquentation du Site ;
• D’effectuer des partages sur les réseaux sociaux ;
• D’optimiser la diffusion et évaluer l’efficacité des messages publicitaires que Pollen adresse.

Certains cookies sont strictement nécessaires pour faire fonctionner le Site et sont ainsi exemptés du recueil de votre consentement. Pour les autres cookies, vous disposez de la possibilité de les accepter ou de les refuser.

9.2 Fonctionnalité des cookies

Les informations données ci-après concernent les cookies utilisés sur notre Site.

(i) Cookies techniques et fonctionnels (nécessaires donc pas de consentement requis)

Les cookies techniques et fonctionnels permettent à Pollen de suivre les performances techniques du Site, de détecter des problèmes, d'aider à détecter des activités malveillantes. Ils permettent de mémoriser les données d’authentification sur le site et d’améliorer votre expérience utilisateur.

Les cookies techniques et fonctionnels sont indispensables au fonctionnement du Site et à votre navigation sur ce dernier. Ils vous permettent d'utiliser les principales fonctionnalités du Site et de sécuriser votre connexion.

Liste des cookies techniques et fonctionnels :

• Supabase (identification)
• Hubspot (CRM)
• Front (CRM)

(ii) Cookies de personnalisation (consentement requis)

Ces cookies permettent à Pollen de vous proposer des Formations adaptées.

Liste des cookies de personnalisation : -Cookie Pollen (affichage des bannières)

(iii) Cookies de mesure d’audience et de statistique (consentement requis)

Les cookies de mesure d’audience et de statistique permettent de connaître l'utilisation et les performances du Site, d'établir des statistiques, des volumes de fréquentation et d'utilisation de divers éléments (contenus visités, parcours…) aux fins d'améliorer l'intérêt et l'ergonomie des services proposés (les pages ou les rubriques les plus souvent consultées, les articles les plus lus ...). Ces cookies servent également à mesurer le trafic de consultation du Site.

Le refus de ces cookies de mesure d’audience et de statistiques n'a pas d'impact sur l'utilisation du Site.

Liste des cookies de mesure d’audience et de statistiques :

• Segment
• Google Analytics et Tag Manager
• Mixpanel
• Hotjar

(iv) Cookies de publicité (consentement requis)

Dans le cadre de votre navigation sur le Site, Pollen utilise, avec votre consentement, des cookies publicitaires afin de vous proposer des publicités en adéquation avec vos centres d’intérêt.

Ces publicités peuvent être affichées sur le Site mais également sur d’autres sites sur lesquels vous pourrez naviguer. Ces cookies servent également à Pollen pour évaluer l’efficacité de ses campagnes publicitaires.

Le refus de ces cookies publicitaires n'a pas d'impact sur l'utilisation du Site.

Liste des cookies de publicité :

• Google Ads
• Facebook
• LinkedIn

9.3 Paramétrage des cookies

Le paramétrage de votre logiciel de navigation permet d’informer de la présence de cookie et éventuellement de la refuser. Lors de votre connexion sur le Site, une bannière présentant des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparaît en bas de votre écran. Cette bannière vous permet d’accepter, de refuser ou d’avoir plus d’informations sur les cookies optionnels (ceux pour lesquels votre consentement est requis).

Pour plus d’informations concernant les outils de maîtrise des cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : Les conseils de la CNIL pour maîtriser votre navigateur | CNIL.

Nous sommes susceptibles de mettre à jour cette politique de confidentialité, et de publier la nouvelle version sur notre Site.

Cette politique a été mise à jour le 08/11/2023.